...

De Code van medische deontologie (artikel 24) stelt dat de arts het patiëntendossier gedurende dertig jaar moet bewaren na het laatste contact met de patiënt. Dat is de verjaringstermijn voor zakelijke rechtsvorderingen. Voor ziekenhuisartsen is de bewaartermijn van 30 jaar wettelijk vastgelegd. De nieuwe Kwaliteitswet legt voor alle zorgverleners een wettelijke bewaartermijn vast van minimum 30 jaar tot maximum 50 jaar. Een arts die een patiëntendossier langer dan dertig jaar bijhoudt, moet kunnen aantonen dat dit noodzakelijk is. Wie moet bewaren?Artsen met een privépraktijk zijn zelf verantwoordelijk voor het bewaren van medische dossiers. Voor groepspraktijken met gedeelde dossiers is ook de verantwoordelijkheid gedeeld. In ziekenhuisverband worden patiëntendossiers door het ziekenhuis zelf bewaard. Artsen die werken als deskundige mogen het dossier laten bewaren door de openbare of private instelling die hen tewerkstelt, of hen een opdracht gaf. Die overeenkomst wordt best schriftelijk vastgelegd. Wat bij stopzetting?Een arts die zijn praktijk stopzet, behoudt de plicht de patiëntendossiers gedurende dertig jaar na het laatste patiëntencontact te bewaren. Hij kan deze dossiers doorgeven aan de arts(en) die de volledige praktijk of individuele patiënten overnemen. Ook hier is het aan te raden schriftelijk vast te leggen wie de bewaarplicht overneemt. Een arts die geen opvolger vindt, kan zich wenden tot de huisartsenkring en/of de provinciale raad, die mee naar een oplossing kunnen zoeken. De huisartsenkring, onder de verantwoordelijkheid van zijn voorzitter, kan zelf voor de bewaring instaan of een collega vragen de bewaring te garanderen. Lukt dat niet, dan is het aan de provinciale raad om een oplossing te vinden. Wat bij overlijden?De nieuwe praktijkwet voorziet een procedure wanneer de arts de continuïteit van de zorg niet meer kan waarborgen, bijvoorbeeld door onverwacht overlijden. De Toezichtcommissie mag dan een gepaste bewaarregeling voor de patiëntendossiers voorstellen. De Orde der Artsen moet hierover ingelicht worden. Hoe papieren dossiers bewaren?Papieren dossiers van voor de invoering van het elektronisch patiëntendossier mogen uiteraard op papier bewaard worden, maar de arts moet wel waken over de vertrouwelijkheid. Papieren dossiers mogen ook gedigitaliseerd worden. Het is dan wel belangrijk dat er later geen discussie kan ontstaan over de authenticiteit van de gedigitaliseerde documenten. Dat kan bijvoorbeeld door deze in te scannen en op te slaan in het PDF/A-documentformaat. Dit is ontwikkeld voor archivering en kan na aanmaak niet meer gewijzigd worden. Na digitalisering mag de papieren versie van het patiëntendossier op een veilige en vertrouwelijke wijze worden vernietigd, bijvoorbeeld door het over te dragen aan een professioneel archiefvernietiger. Hoe elektronische dossiers bewaren?Elektronische dossiers worden door de erkende softwarepakketten in 'de cloud' bewaard, en de arts hoeft hier geen stappen voor te ondernemen. De problemen stellen zich hier pas bij de stopzetting van de praktijk. Wenst de arts het abonnement op de software niet te behouden, dan dient hij zijn elektronische dossiers eerst te exporteren. De softwareleverancier kan indien nodig uitleggen hoe dat moet. Vaak is er keuze uit twee formaten: een computerleesbaar PMF (patient migration format) om een patiëntendossier aan een andere arts door te geven en een PRF (patient readable format) dat arts en eventueel patiënt zelf kunnen raadplegen zonder speciale software. Wat hoort er in het patiëntendossier?De inhoud van het patiëntendossier hangt af van het soort praktijk, de behandeling, de kwalificaties van de arts en nog andere criteria. De inhoud wordt omschreven in de toelichting bij artikel 22 van de Code van medische deontologie. Het betreft minstens alle persoonlijke sociaal-administratieve gegevens, verslagen van consultaties en alle relevante documenten met de inlichtingen en evaluaties van de gezondheid van de patiënt (verslagen van onderzoeken, protocollen, rapporten, medische beeldvorming, enz.). Moet alles worden bewaard?In principe moeten alle onderdelen van het patiëntendossier gedurende minimum dertig jaar worden bewaard. De nationale raad van de Orde is van mening dat dit ook geldt voor stukken die om praktische of financiële redenen moeilijk te bewaren zijn, bijvoorbeeld medische beeldvorming, coupes of paraffineblokken. Indien de bewaring daarvan niet mogelijk is, mag de arts deze stukken aan de patiënt overhandigen. Een verslag van die overhandiging wordt opgenomen in het dossier.