Timemanagement is een vrij algemeen thema, dat alle werkenden en vooral zelfstandigen - en dus ook artsen - onder de knie moeten krijgen. Caroline Depuydt, diensthoofd van het Hôpital d'accueil spécialisé Fond'Roy en algemeen medisch directrice van Epsylon, het netwerk voor psychiatrische zorg in Brussel, legt uit wat timemanagement betekent voor artsen.
...
De arts is bij uitstek een polyvalente zelfstandige. Overbelasting vermijden is dus belangrijk. "Hoe meer taken je uitvoert, des te meer impact timemanagement heeft", legt Caroline Depuydt uit. "Zelfstandigen zijn uitzonderlijke multitaskers: ze moeten cliënten (of patiënten) ontmoeten, de boekhouding bijhouden, administratief werk verrichten, mails beantwoorden en tijd vinden om collega's te ontmoeten. Daarnaast dienen ze ook te werken en mogelijk een team, human resources en het secretariaat te leiden. Vandaar dat timemanagement zo belangrijk is." "Of je nu huisarts, ziekenhuisarts of extra muros specialist bent, je moet meerdere aspecten beheersen. Een arts moet meer doen dan zich bezighouden met zijn patiënt. Certificaten en voorschriften opstellen, spoedgevallen opvangen en contact leggen met de familie. Verder komt er heel wat administratie bij: contacten met ziekenfondsen, het Riziv, de sociale zekerheid. Naast de boekhouding (met o.a. de derdebetalersregeling) zijn er ook nog de contacten met het medisch secretariaat, andere teamleden en poliklinieken. Bovendien moet een arts ook tijd besteden aan opleiding, accreditering en supervisie. Wie geen tijd investeert in timemanagement zal het al snel niet meer kunnen bolwerken." Een eerste teken van een gebrekkig timemanagement is het gevoel altijd te veel werk te hebben. "Dat komt niet per se vanzelf. Maar je begint je er rekenschap van te geven dat je nergens meer tijd voor hebt, dat je altijd gehaast bent, altijd achterloopt met je werk, dat je dagen alsmaar langer worden. Dat is een teken dat er iets niet klopt." Het gevoel het niet meer aan te kunnen heeft meerdere gevolgen. Je geraakt achterop. Je dagen worden langer. En onvermijdelijk begin je moe te worden. Daarna vermindert de efficiëntie van je werk. "Een slecht timemanagement kan leiden tot uitstelgedrag, waarbij je wat je moet doen, uitstelt tot later. En dat is een vicieuze cirkel. Het gevoel het niet meer aan te kunnen zal dan nog toenemen", voegt dr. Depuydt eraan toe. Uiteindelijk zal de persoonlijke ontplooiing eronder lijden. "Je begint je dan te voelen als het konijntje in Alice in Wonderland met zijn groot horloge dat roept: 'O wee, o wee, ik kom vast te laat.' En op de duur profiteer je nooit meer van het moment zelf doordat je alsmaar meer achterstand oploopt. Dat veroorzaakt een continue stress." Die stress heeft fysiologische gevolgen. Het orthosympathische zenuwstelsel wordt geactiveerd en geeft cortisol en adrenaline af om de stress het hoofd te bieden. "Die toestand van stress met tachycardie en hartkloppingen activeert de cognitieve functies en verhoogt de snelheid van handelen. Maar we zijn geen robots. Het lichaam moet kunnen rusten. Het heeft een moment nodig waarop het orthosympathische zenuwstelsel in stand-by gaat en het parasympathische zenuwstelsel het overneemt. Dat zorgt voor rust, regeneratie en herstel. Op fysiologisch, somatisch en psychisch vlak hebben we die momenten van rust nodig." Een slecht timemanagement houdt dan ook een reëel risico op burn-out in. "De eerste fase is de alarmfase. Je hebt een zware week, je gaat ertegenaan. Maar na die zware week komt er nog een en dan nog een en nog een. En op de duur hopen de zware weken zich op, wat resulteert in een fase van resistentie: burn-in. Je probeert de zaken het hoofd te bieden en je spreekt al je reserves aan. En als je alles hebt gegeven, volgt de uitputtingsfase, de burn-out." Het risico op burn-out neemt toe als de vermoeidheid gepaard gaat met minder voldoening en een progressieve ontkoppeling van je waarden. "Als je minder tijd hebt voor je patiënten, kan je agressiever worden, kan je de indruk krijgen dat je je werk niet goed doet, en schuldgevoelens krijgen. Je wordt stilaan cynisch omdat je er niet meer in slaagt voldoende afstand te nemen. Een burn-out is een samenvloeiing van drie factoren: lichamelijke en psychische uitputting, onthechting en cynisme om je ertegen te beschermen en geen voldoening meer krijgen, het gevoel mislukt te zijn", zegt de psychiater. Dr. Depuydt raadt aan enkele essentiële vragen te stellen: "Wat gebeurt er? Hoe komt het dat ik het niet meer aankan? Ben ik te perfectionistisch? Komt het doordat ik geen neen kan zeggen? Artsen moeten absoluut leren neen te zeggen, maar die vaardigheid leren ze ons niet aan", betreurt de psychiater. Leren grenzen te trekken en een agenda bijhouden zijn de basis van een goed timemanagement. "Een agenda bijhouden wil zeggen dat je enkele momenten vrijhoudt om eventuele spoedgevallen op te vangen, te rusten of te sporten. Soms is dat moeilijk omdat er een dringende patiënt is, maar dat is geen goede redenering. Je moet tijd nemen voor jezelf. Dat is belangrijk." Daarna moet je je prioriteiten bepalen. Wat Dwight Eisenhower, de 34ste president van de Verenigde Staten, ooit heeft gezegd, kan helpen: "Wat belangrijk is, is zelden dringend, en wat dringend is, is zelden belangrijk." Die gedachte is ontstaan uit de matrix van Eisenhower, die prioriteiten stelt en enkel belang hecht aan wat echt belangrijk is. Die matrix deelt de prioriteiten in vier categorieën in: dringende en belangrijke taken, belangrijke, maar niet-dringende taken, dringende, maar niet-belangrijke taken en niet-dringende, niet-belangrijke taken. "Wat dringend én belangrijk is, moet je doen. Wat dringend is, maar niet belangrijk, kan je delegeren. Wat belangrijk is, maar niet dringend, kan je plannen. En wat niet dringend en niet belangrijk is, kan je opzijzetten", legt Caroline Depuydt uit. De prioriteiten en het timemanagement veranderen naargelang van de omgeving waarin je werkt. Werken in een ziekenhuis of in een multidisciplinair team is anders dan werken in een solopraktijk. "Daar moet je rekening mee houden: ofwel kan je jouw tijd volledig zelf invullen ofwel hang je af van een organisatie of een systeem. Artsen werken alsmaar minder alleen en alsmaar meer in een organisatie of een systeem", zegt dr. Depuydt. Het systeem waar je van afhangt, kan het timemanagement vergemakkelijken of net complexer maken. "Je moet je aanpassen aan het systeem én je grenzen aangeven. Als de organisatie niet goed is, moet je dat kunnen zeggen. Je moet een evenwicht kunnen vinden." Deeltijds werken zou een oplossing kunnen zijn, maar dat hangt af van de financiële situatie van de persoon in kwestie. "Dat is inderdaad een mogelijke oplossing, maar die is niet altijd financieel haalbaar", bevestigt Caroline Depuydt. "Alles hangt af van jouw autonomie en financiële onafhankelijkheid. Alsmaar meer artsen kiezen ervoor minder te verdienen om meer tijd te hebben voor zichzelf, hun gezin en hun partner."