...

De vraag om een VIM-systeem op te zetten kwam van mijn praktijkopleider, zegt Tine Konings. "Maar het voorstel trok mij aan, vooral omdat het om een praktijkverbeteringsproject ging. Een incident is een gebeurtenis die leidt, of zou kunnen leiden, tot schade aan een patiënt of medewerker van de praktijk. Het is de zorgverlener die het incident meldt. Men spreekt van 'veilig melden' omdat de zorgverlener ervan mag uitgaan dat de melding voor hem persoonlijk geen nadelige gevolgen heeft." Dokter Konings volgde haar beroepsopleiding in De Sleep - één van de oudste wijkgezondheidscentra in Gent. Het gaat om een grote praktijk met een erg divers samengestelde patiëntenpopulatie en met een vijftigtal medewerkers - naast artsen ook verpleegkundigen, kinesitherapeuten, maatschappelijk werkers, ondersteunend personeel... De patiënten die over de vloer komen spreken uiteenlopende talen - er moet niet zelden gewerkt worden met tolken. "In ziekenhuizen is een systeem om veilig incidenten te melden verplicht. In ons omringende landen bestaat zo'n systeem veelal ook in huisartsenpraktijken. Domus Medica beveelt een VIM-procedure aan in de adviezen voor een kwaliteitsvolle praktijkvoering, maar in hoeverre een implementatie al gebruikelijk is in eerstelijnspraktijken in Vlaanderen is nooit onderzocht", vertelt Konings. Meer dan vermoedelijk is VIM nog maar weinig ingeburgerd. Incidenten zouden, schat men in de internationale literatuur, vrij geregeld voorkomen. Eruit leren en kijken hoe je ze in de toekomst kunt voorkomen, is belangrijk voor de veiligheid van de zorg. Incidenten wijzen dikwijls op een zwakke plek in de organisatie. Het gaat erom die te remediëren - niet om een schuldige voor het incident aan te wijzen. Uit haar literatuuronderzoek blijkt dat een 'open en constructief veiligheidsklimaat' een belangrijke voorwaarde is om een VIM-systeem te kunnen opzetten. Een haio had voor haar masterproef het meldklimaat in De Sleep al eerder onderzocht en gevonden dat de medewerkers er geen probleem mee hadden open over incidenten te praten. De taak van Konings was nu om met de collega's van de praktijk een veilig meldsysteem uit te werken. Dat moet simpel en toegankelijk zijn. Uit de literatuur blijkt immers tevens dat tijdsgebrek een ander belangrijk obstakel is voor het melden van incidenten. En niet alleen de artsen en andere zorgverleners moeten veilig incidenten kunnen melden. Ook het onthaalpersoneel van De Sleep moet dat bijvoorbeeld kunnen. Konings werkte vooral voort op basis van het model van het Nederlands Huisartsen Genootschap. Ze paste het meldformulier aan aan de karakteristieke behoeften van De Sleep. Het wijkgezondheidscentrum koos voor een formulier op papier dat iedere medewerker makkelijk kan vinden, invullen en deponeren. "Eén van de artsen van De Sleep werd aangewezen als VIM-coördinator. Hij kijkt elke week of er meldingen binnen zijn gekomen. Hij gaat dan na of er overleg daarover moet plaatsvinden en met wie - welke disciplines en verantwoordelijken er verder bij betrokken zijn. De bedoeling daarvan is een verbeterplan op te stellen en acties toe te wijzen. De coördinator bepaalt of deze afhandeling belangrijk genoeg is om prioriteit te krijgen, dan wel of dit eventueel kan wachten tot het wat kalmer is. Tijdens het overleg wordt gezocht naar oorzakelijke factoren voor het incident op verschillende niveaus - aan de hand van een zogenaamd 'visgraatdiagram'. Welke acties er naar aanleiding van een incident worden ondernomen, wordt meegedeeld aan het team." "Om digitaal te kunnen registreren welke belangrijke incidenten gemeld zijn, welke acties er gepland worden, en in welk stadium van uitvoering die zijn, werd in het elektronisch medisch dossier een fictieve patiënt gecreëerd. Iedere zorgverlener in de praktijk heeft daar toegang toe. Andere medewerkers kunnen altijd vragen aan de VIM-coördinator om dat in te kunnen kijken. Voor mijn masterproefproject was het ook handig om af en toe in het systeem te kunnen nagaan of er al incidenten waren gemeld en wat daarmee gebeurde." "Bij het opstarten van het VIM-systeem hadden we trainingen ingelast voor elk van de disciplines binnen de praktijk, om met het formulier en de opzet van het geheel kennis te maken." "Toen het systeem tien maanden in voege was, hebben we een enquête uitgevoerd bij de medewerkers van De Sleep. Daaruit bleek dat iedereen het systeem wel kende, en wist hoe een incident te melden. In totaal waren er tien incidenten gemeld, meestal door artsen maar ook enkele door anderen. Sommige incidenten werden door de melders als heel ernstig gescoord. Meestal ging het om een organisatorisch falen. Er waren ook communicatiefouten, wat te verwachten is in een multiculturele setting als De Sleep." "Hoewel we het meldsysteem zo eenvoudig mogelijk hadden gemaakt, geven medewerkers een tekort aan tijd toch nog wel eens op als reden om een incident niet te melden. Een tekort aan tijd speelde ook de VIM-coördinator parten. Om dat laatste op te vangen werd een verpleegkundige aangesteld als tweede coördinator. Zij krijgt elke maand de tijd om een stand van zaken te maken en de afspraken op te volgen. De VIM-coördinator werd aangesteld als de 'veiligheidscoördinator' van De Sleep en kreeg voor die opdracht ook meer tijd." "Ik kon deze werkwijze voorstellen in een seminarie voor onze opleiding. Mijn mede-haio's hadden nog nooit over 'veilig incidenten melden' gehoord. In hun opleidingspraktijk kenden ze geen VIM-procedure. Ze vonden het wel nuttig incidenten te analyseren om herhaling ervan te vermijden. Vooral voor grotere groepspraktijken heeft een VIM-systeem een meerwaarde, waren ze van oordeel. Een kleinere praktijk heeft misschien geen behoefte aan een uitgewerkt systeem. Maar niemand moet beschroomd zijn om een incident ter sprake te brengen - dat kan misschien op het wekelijks overleg een plaats krijgen." Konings hoopt dan ook dat De Sleep hier navolging krijgt. "De Gentse wijkgezondheidscentra zitten geregeld bijeen om ervaringen te delen, en daar werd het systeem al voorgesteld. Ook van academische zijde hoorde ik wel dat er belangstelling voor bestond."