...

Niets is kostbaarder - en schaarser - dan tijd. En om stress en de schadelijke effecten ervan te vermijden, is timemanagement een must. Dr. Herwig Van Dijck en professor Lien Dossche bundelden voor Arts in nood de meest beproefde inzichten en tips & tricks. Met kennis van zaken: Van Dijck, senior consultant aan het UZA, doceert timemanagement aan het Instituut voor Gezondheidsbeleid van KU Leuven en is coauteur van Succesvol arts zijn. Ook professor Lien Dossche houdt als kindernefroloog, docent en onderzoeker aan UGent en moeder van drie met succes meerdere ballen in de lucht. Zij maakt arts-specialisten in opleiding wegwijs in timemanagement. Bottomline daarbij is voor haar: aan de overvloed van taken kan je weinig veranderen, maar je hebt wél impact op de manier waarop je ermee omgaat.Vijftien cruciale tips. 1. Ken jezelfWaar wil je je kostbare tijd aan besteden? Ken je doelen: dat helpt om prioriteiten te stellen. Ken je sterktes: dingen doen waar je goed in bent kost minder moeite en tijd. Ken je waarden: het gevoel dat wat je doet, strookt met wat je belangrijk vindt, werkt beschermend tegen burn-out. Ken je passies: probeer zowel op het werk als thuis een evenwicht te vinden tussen dingen die energie geven en dingen die energie kosten.2. Moet ik dit nu doen? Een goede organisatie binnen je praktijk kan je veel tijd helpen besparen. Verdiep je in een managementmodel zoals RACI of de 'Six W's' om te bepalen wie wat wanneer waarom en hoe moet doen. Een handig trucje wanneer je je overspoeld voelt en moeilijk prioriteiten kan stellen is jezelf vijf keer de vraag stellen: 'Moet ik dit nu doen?' waarbij elk woord achtereenvolgens nadruk krijgt. Als het antwoord op één van die vragen 'nee' is, betekent het dat de taak geen must is, dat je kan delegeren, dat dit niet het juiste moment is, of dat een andere actie aangewezen is. 3. Eerst de stenen, dan het zandAls je hebt bepaald wat je wil gaan doen, is het zaak dat zo efficiënt mogelijk te doen. Wie een bokaal met zand vult, krijgt daar geen stenen meer in - omgekeerd lukt wel. Plan de belangrijkste zaken eerst in en vul de vrije ruimte tussendoor op met minder belangrijke taakjes. Met de 'Eisenhowermatrix' kan je orde aanbrengen in je takenlijstje. Bekijk van elke taak of die dringend is of niet, en belangrijk of niet. Wat belangrijk én dringend is, doe je meteen. Wat belangrijk maar niet dringend is, plan je in. Wat dringend is, maar niet zo belangrijk, kan je delegeren. En wat dringend noch belangrijk is, kan je maar beter laten vallen. 4. Failing to plan is planning to failPlan proactief in je agenda in wat je wil doen in plaats van enkel te handelen naargelang wat er op je afkomt. Getting Things Done van David Allen biedt een goede methode. Maak een realistische planning met voldoende buffertijd. Grote projecten deel je op in deeltaken die je vervolgens inplant. 5. Eat that frog Overwin uitstelgedrag door goed na te denken over op welk moment je welke taak gaat aanpakken. Plan moeilijke taken in op tijdstippen waarop je energieniveau hoog is. Begin met die taak waar je het meest tegenop ziet - de kikker opeten. Trek jezelf over de streep door gedurende een afgebakende tijd aan een taak te werken en beloon jezelf nadien. Uitstelgedrag heeft vaak te maken met faalangst - onthoud: goed genoeg is goed genoeg. 6. FlowEr zal nooit voldoende tijd zijn om 'alles' te doen. Keuzes maken is essentieel (zie ook 1.). Heb daar vrede mee en ga op in wat je wél doet. Ons brein is niet gemaakt om te multitasken. Focus op waarmee je bezig bent. Met wat geluk geraak je in de flow. 7. Schrijf het opEen essentieel onderdeel van Getting Things Done (GTD): een notaboekje - of een ander systeem - dat fungeert als je externe geheugen, waardoor je niet alles hoeft te onthouden. Zorg dat je het altijd op zak hebt en er alles in bijhoudt wat in je opkomt, van de kleine ideetjes tot de grote projecten, voor werk zowel als privé. Plan tijd in om aan de hand hiervan 'eerstvolgende acties' te identificeren en in te plannen.8. Blijf je inbox de baas Plan in je agenda ongestoorde tijd in om je mails af te handelen. Antwoord meteen als dit binnen de twee minuten kan. Zet taken die uit mails voortvloeien in je agenda. Er bestaan opleidingen om efficiënter met e-mail te leren omgaan. Meldingen en pop-ups uitzetten zorgt ervoor dat je niet voortdurend uit je concentratie gehaald wordt.9. Vermijd vergaderenVergader enkel als het niet anders kan. Bereid vergaderingen goed voor, met een duidelijke agenda, en zorg dat ze efficiënt verlopen.10. Leer 'nee' zeggenDurf 'nee' te zeggen, tegen collega's, maar ook tegen patiënten. Leg uit waarom je niet aan hun vraag kunt tegemoet komen, en bied waar mogelijk een alternatief. Leestips: Busy. How to thrive in a world of too much van Tony Crabbe en No is a complete sentence van Megan Leboutillier. Een acroniem om voor ogen te houden: NIVEA oftewel 'niet invullen voor een ander'. Er wordt niet altijd appèl op je gedaan.11. Leer delegerenAls je een taak delegeert, maak dan afspraken volgens het SMART-principe - is het doel specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en is het duidelijk wanneer het bereikt moet zijn? - en laat het dan los. Je kan, zoals in het systeem van GTD, een lijstje bijhouden met dingen waar je op wacht. 12. Groepeer Doe gelijkaardige taken achter elkaar: mails, telefoons, administratie ... Probeer hiervoor zowel op dag- als op weekbasis thematische blokken in te plannen. 13. TweeminutenregelDoe alles wat minder dan twee minuten in beslag neemt meteen. Het kost meer tijd om het in je agenda te zetten. 14. Organiseer je werkplek Pas de principes van lean management toe op je werkplek. Kort samengevat: elimineer wat overtollig is en groepeer gelijkaardige zaken.15. Rust is één van je voornaamste wapensHoe druk het ook is, maak voldoende tijd voor ontspanning, beweging en slaap. Anders betaal je vroeg of laat de prijs.