...

'In de nieuwe werkateliers in de gevangenis van Leuven Centraal maken gedetineerden medische dossiers klaar om ze te scannen: ze halen de nietjes eruit en rangschikken de documenten in de goede volgorde.' Zo klonk het onlangs in het radionieuws. Maar hoe zit dat dan met het beroepsgeheim en de privacy? Zijn die wel voldoende beschermd? Artsenkrant trok op onderzoek uit. "Weet u, die gedetineerden krijgen die dossiers wel in handen, maar hebben echt niet de tijd om er iets in te lezen - als ze al kunnen lezen", krijgen we te horen in de gevangenis zelf. We worden doorgestuurd naar het bedrijf Allgeier Scan Factory, dat de dossiers in opdracht van voornamelijk ziekenhuizen scant. We maken een afspraak.Bij het onthaal in de kantoren in Zaventem wordt iedere bezoeker verzocht een confidentialiteitsverklaring te ondertekenen. Daarin staat samengevat dat de gegevens die je hier onder ogen krijgt, vertrouwelijk zijn en dat je ze onder geen enkel beding mag verspreiden. "Iedereen die hier over de vloer komt, ondertekent die verklaring. Ook de poetsvrouw en de taxichauffeur", zegt production manager Willy De Koster. En dus ook als journalist van Artsenkrant moet ik mijn handtekening onder de verklaring zetten.De Koster neemt me mee naar een vergaderzaal waar hij de hele procedure uit de doeken doet die komt kijken bij het scannen van medische dossiers: de ophaling in het ziekenhuis, het transport naar de Scan Factory, de voorbereiding van de documenten, het scannen zelf, de oplevering van het gedigitaliseerde archief en de vernietiging van de papieren dossiers. Bij elke stap hoort een rigoureuze controle. "Onze beste klanten zijn ziekenhuizen die verbouwen", legt De Koster uit. "Die komen dan tot de vaststelling dat er geen ruimte meer is voor al die papieren dossiers. Weet u dat wij voor het UZ Gent liefst 118 kilometer dossiers hebben gescand?"Kiezen voor de gevangenisMaar hoe zit dat nu juist met die gedetineerden? Die zorgen effectief voor het voorbereiden van de documenten: nietjes weghalen en alles netjes ordenen. Willy De Koster: "Ziekenhuizen bepalen zelf of ze dat onderdeel van het proces in de gevangenis laten uitvoeren. Wij maken een prijsofferte met meerdere mogelijkheden: in de gevangenis, in een beschutte werkplaats of in ons eigen atelier. De prijs verschilt uiteraard naargelang. Sommige klanten opteren uitdrukkelijk voor de gevangenis, net omwille van de privacy. De kans dat er daar iemand zit die de patiënten eventueel zou kennen, is immers veel kleiner..."De Koster leidt me rond in de werkplaats in Zaventem. We stappen door een beveiligde deur een ruimte binnen waar een tiental mensen van verscheidene nationaliteiten aan het werk zijn. Er hangt een gemoedelijke sfeer, ondanks het hoge werkritme. We staan even stil bij een van de medewerksters aan een scanner: de dossiers vliegen tegen een hels tempo vel per vel door de machine. Elk document levert vier beelden op: recto en verso, in zwart-wit en in kleur. Ook witte vellen worden gescand, want alles is nauwgezet gerepertorieerd. Achteraf kunnen die blanco pagina's wel onzichtbaar worden gemaakt. Op de dossiers kan ik duidelijk de patiënt- en artsgegevens lezen. Maar zoals gezegd: ik heb een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend. Er hangt mij een strafrechtelijke vervolging boven het hoofd als ik de regels overtreed. PrivacycommissieOok na de rondleiding blijft de vraag door mijn hoofd spoken: hoe zit het met het medische beroepsgeheim? Volstaat zo'n confidentialiteitsverklaring? En hebben gedetineerden daar een boodschap aan?Even horen bij de Privacycommissie. Die geeft het volgende antwoord: "De wettelijke verplichtingen houden in dit geval toch iets meer in dan een gewone vertrouwelijkheidsverklaring. De gedetineerden worden beschouwd als verwerkers in de zin van artikel 16 van de Privacywet, en er moet dus een contract worden opgesteld tussen hen en de persoon/instelling die verantwoordelijk is voor de verwerking. Bovendien gaat het om gezondheidsgegevens en moet er dus voor gezorgd worden dat ze verwerkt worden onder de verantwoordelijkheid van een arts."Hoofdarts verantwoordelijkHet UZ Gent laat weten dat het scannen van dossiers door externen gebeurt onder verantwoordelijkheid van hoofdarts Prof. Renaat Peleman. "Alle externen die in contact komen met medische dossiers voor onder andere het verwijderen van nietjes dienen een vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen en zijn daardoor tot geheimhouding verplicht", legt ICT-verantwoordelijke Prof. Bart Sijnave uit. "Op het volledige proces van voorbereiden en scannen van dossiers evenals op het naleven van de afspraak rond de vertrouwelijkheidsovereenkomst zijn reeds audits gebeurd." Sinds begin dit jaar maakt het UZ Gent overigens geen gebruik meer van externe partijen, geeft hij nog mee. "We doen dit volledig in eigen beheer, gelet op de kleinere volumes waarover het momenteel gaat."Ook het Jessaziekenhuis in Hasselt deed al een beroep op Allgeier. Het bedrijf leverde hier evenwel alleen de software voor het consulteren van de gedigitaliseerde dossiers, de zogenaamde MedicalViewer. "Wij hebben er niet voor geopteerd om ons hele archief te scannen. We streven wel naar een 'paperless office': nieuwe dossiers worden niet langer op papier, maar wel elektronisch aangemaakt. Als er daarvoor toch nog oudere documenten moeten worden gescand, doen we dat zelf: op de dienst of in het centrale archief", zegt Liliane Swennen, verantwoordelijke medisch archief. De dossiers komen dus op geen enkel moment in handen van externe personen.VertrouwelijkheidsplichtBij Allgeier Scan Factory benadrukt men dat het bedrijf niet verantwoordelijk is voor de verwerking van de medische persoonsgegevens en bijgevolg van de medische dossiers. Het zijn wel degelijk de artsen of de ziekenhuizen die daarvoor de verantwoordelijkheid dragen. "De verantwoordelijkheid en de verplichtingen van Allgeier zijn bijgevolg beperkt tot een vertrouwelijkheidsplicht en het aanbieden van voldoende waarborgen ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen", legt Willy De Koster uit. "In onze overeenkomsten met artsen en ziekenhuizen voorzien wij altijd een specifiek beding dat de verantwoordelijkheid en de verplichtingen daaromtrent regelt. Onze werknemers en de door Allgeier aangewezen derde partijen nemen geen kennis van het inhoud van de medische dossiers. Ze eerbiedigen ook de vertrouwelijkheidsplicht."Zouden artsen van wie de medische dossiers door het ziekenhuis worden opgevraagd om ze te laten digitaliseren wel beseffen wat daar allemaal komt bij kijken?